La gestion documentaire : un défi de taille pour les organismes fransaskois

À l’ère du numérique, les modes de préservation des archives sont bouleversés. C’est dans ce contexte d’urgence et dans le souci d’informer les communautés que le Centre des archives fransaskoises a offert deux demi-journées de formation aux organismes fransaskois les 8 et 10 juin.

Une vingtaine d’organismes ont pris part à l’événement organisé à l’occasion de la Semaine internationale des archives. « L’enjeu est important », souligne le directeur général de la Société historique de la Saskatchewan (SHS), Alexandre Chartier. 

« Il faut comprendre que chaque document a une certaine valeur, donc une trace de notre présence. Quand on parle d’archives, il s’agit d’un document qui n’a plus de valeur administrative ou qui ne sert plus dans le présent, mais qui est une trace d’histoire », ajoute le responsable. 

Avant d’offrir la formation, la SHS avait sondé les organismes fransaskois, ce qui a permis de noter des lacunes dans la gestion des documents. « Il y a effectivement un besoin au niveau de la gestion des archives : comment les organiser, les nommer et facilement les retrouver. Il y a beaucoup de défis de ce côté. La pandémie a également accentué un retard déjà présent dans l’archivage », précise le directeur.

La vie des documents

Alexandre Chartier, directeur général de la Société historique de la Saskatchewan
Crédit : Marie-Lou Bernatchez

« Si les organismes arrivent à mieux gérer le cycle de vie des documents, ils vont pouvoir mieux bâtir les archives et mieux conserver leur histoire », promet Alexandre Chartier. 

Le cycle de vie d’un document comporte généralement trois phases. Il y a les archives courantes qui sont les documents nécessaires au fonctionnement des institutions et qui sont utilisés dans l’immédiat. 

Il y a ensuite les archives intermédiaires qui sont des documents qui ne sont plus utilisés couramment, mais qui doivent être conservés de manière temporaire pour des raisons administratives ou juridiques. À la fin de la durée règlementaire ou légale de conservation, ces documents font l’objet d’un tri et seront soit conservés définitivement, soit éliminés. 

Enfin, il y a les archives définitives qui ont pour vocation d’être conservées pour des raisons patrimoniales ou historiques.

Une page à la fois

Le cycle de vie des documents a été expliqué durant la formation.
Crédit : Capture d’écran

Le directeur de la SHS ne cache pas que l’ampleur du travail est immense : « Personne n’est épargné. Même nous [à la Société historique], on n’est pas complètement à jour. C’est un travail qui ne se termine jamais, il faut le faire un peu à la fois. On accumule des documents de manière astronomique, même au niveau numérique. »

Par manque de connaissances ou de compétences, certaines personnes craignent de manipuler un document ou ne savent tout simplement pas quoi en faire. « Dans le doute : ne jetez pas, gardez-le », conseille le professionnel.

Alexandre Chartier encourage ainsi les organismes à ne pas se décourager. « Il n’est pas nécessaire de se donner un temps limite pour archiver tous les documents. Il faut prendre un petit bout à la fois. » Et d’ajouter qu’il y a des habitudes à changer si l’on veut assurer une bonne gestion des archives sur le long terme, « par le biais de formations récurrentes notamment », ponctue-t-il.

Le Conseil culturel fransaskois (CCF) était l’un des organismes présents lors de la formation. « Nos archives nous tiennent à cœur, souligne Shannon Lacroix, responsable des communications. La formation donne la chance de préserver les diverses étapes et beaux souvenirs qui font du CCF l'organisme que nous connaissons aujourd’hui. Les archives sont essentielles à la mémoire collective de la communauté. Elles nous permettent de voir notre cheminement tout en portant à réfléchir à l’avenir », dit-elle.

Un travail délaissé à reconquérir

Faute d’archivistes francophones en Saskatchewan depuis une vingtaine d’années, les différents membres des associations ne savent plus sur qui s’appuyer pour obtenir des conseils en archivage. Une situation encore plus critique lorsque le roulement des employés est élevé : « Les employés ne détiennent pas forcément de compétences en archivage et ne connaissent souvent pas l’histoire de leur organisation », se désole l’historien de formation.

Plusieurs initiatives ont déjà été entreprises par le Centre des archives fransaskoises, notamment cartographier les archives francophones, collecter la mémoire des aînés et développer des partenariats avec les musées de la province.

« À l’issue de ces deux ateliers, on aimerait être en mesure d’offrir une stratégie aux organismes présents à la formation et travailler avec eux. Nous voulons aussi encourager les différents musées à faire partie du réseau fransaskois », avance Alexandre Chartier.

Bien que la Société historique joue le rôle de porte-parole en matière de conservation du patrimoine, son directeur aimerait que les quatre musées francophones soient davantage inclus dans le réseau fransaskois. « Il y a la possibilité de développer des partenariats et de développer différents projets », croit-il.

De ''super bénévoles'' à la rescousse

Des exemples de documents conservés par les Archives de Bellevue
Crédit : Archives de Bellevue

Soucieuse d’être présente pour les communautés en région, mais limitée quant au nombre de ses employés et bénévoles, la SHS désire se doter de personnes qu’elle qualifie de ‘’super bénévoles’’. « Les super bénévoles, explique le directeur, font partie de l’idée de créer un réseau entre les régions francophones de la Saskatchewan et d’avoir dans chaque région au moins une personne motivée par le patrimoine qui saura comment gérer les documents et comment collecter des archives. Ces personnes seraient nos oreilles et nos mains dans chacune des régions. »

Alice Gaudet, membre bénévole du comité des Archives de Bellevue, se dit ravie de cette initiative : « C'est très encourageant de voir la SHS et son Centre des archives nous offrir la possibilité d'une conversation avec d'autres groupes et individus qui partagent la valeur de la préservation du patrimoine. L'offre d'appui de la SHS concernant le mentorat personnel et les outils va nous encourager à avancer d'une manière concrète dans la conservation de nos documents », explique-t-elle.

En attendant un plan précis pour chaque organisme, la Société historique de la Saskatchewan demeure à la disposition de tous pour des conseils et des informations complémentaires en matière d’archivage.