Mesures de prévention obligent, voilà presque trois semaines que les Fransaskois ont quitté leurs bureaux pour passer au télétravail. Entre les projets qui s’annulent et ceux qui doivent continuer, les rapports de fin d’année fiscale et les réunions virtuelles, comment la technologie peut-elle aider la communauté à continuer de fonctionner? Comment les organismes s’adaptent-ils?
Le télétravail n’est pas une nouveauté pour l’Association jeunesse fransaskoise (AJF) : « Mon équipe était déjà habituée à travailler à distance puisque certains d’entre nous devaient parfois travailler depuis différentes villes ou avoir des horaires décalés durant certains événements », explique Julien Gaudet, directeur général de l’AJF.
Avec moins de distractions venant des collègues, plus de souplesse dans l’organisation des tâches, ou encore une économie de temps et de frais de transport, le télétravail offre des avantages indéniables et les interfaces sont multiples. Parmi les plus populaires, on retrouve les incontournables applications de téléconférence telles que Zoom, Skype ou Teams, ainsi que l’utilisation du Drive ou du Cloud.
Tous branchés
« La suite Google est particulièrement utile, estime Arnaud Coullaut, directeur culturel à la Fédération des francophones de Saskatoon (FFS). La plupart de ses applications permettent de sauvegarder, de partager et de modifier des documents en temps réel avec le reste de l'équipe. » Côté communication, le responsable utilise des services en ligne comme Zoom pour les visioconférences ou Hangouts pour la messagerie instantanée.
Cette multiconnexion est aussi adoptée par Elma Bos, directrice de l’Association canadienne-française de Regina (ACFR) : « En ces temps de confinement, la majorité de la communauté se tourne vers l'utilisation des réseaux sociaux et d’internet. C’est le meilleur moyen pour rejoindre les gens. »
Un nouvel environnement
Les journées habituellement rythmées par des interactions entre employés se retrouvent troquées contre un ordinateur, un casque audio et une limite de plus en plus floue entre vies professionnelle et personnelle.
Les employés doivent alors s’organiser différemment, trouver un nouveau rythme de travail et surtout faire preuve de motivation : « Le télétravail est inévitable et c’est la solution la plus raisonnable en de pareilles circonstances. Nous commençons à peine à trouver nos marques », confie Elma Bos.
Cet ajustement s’accompagne aussi du choix d’un bon espace de travail à la maison : « Pour que le télétravail fonctionne dans de bonnes conditions, je crois qu'il faut s'appliquer une certaine discipline. Ça peut paraître bête, mais il faut s'habiller, se brosser les dents, prendre son petit-déjeuner... De la même manière que si l'on allait au bureau. La pièce de travail est également un élément important et j'invite à privilégier un lieu loin des zones de distractions », conseille Arnaud Coullaut.
La technologie donne également aux employés la possibilité de rester connectés psychologiquement aux autres : « On a quand même la capacité technologique de travailler comme si on était l’un à côté de l’autre », se réjouit Julien Gaudet.
Changer d’angle
Cependant, travailler à distance peut s’accompagner de son lot d’inconvénients. Les employés peuvent se sentir isolés, ne plus savoir où se trouve la limite avec la sphère familiale, se laisser distraire par leurs proches, travailler plus d’heures que prévu ou encore souffrir d’un manque d’encadrement par leur superviseur.
C’est un fait, la communauté fransaskoise vit et vibre au fil des activités offertes par les organismes communautaires. Le défi est donc de taille pour les programmateurs, à la veille d’une nouvelle année fiscale : « On travaille quand même sur nos activités ou événements annuels, ainsi que sur de nouveaux beaux projets, mais c’est frustrant de se dire qu’ils vont probablement être annulés », se désole Julien Gaudet.
Les équipes doivent alors ajuster leur angle de tir vers une évolution de leurs événements ou la création d’activités en ligne. Elma Bos fait preuve d’optimisme en indiquant que l’ACFR est prête à relever le défi : « Notre plan d'action consiste à être beaucoup plus actifs sur nos réseaux sociaux et grâce à notre infolettre. […] Les idées et les projets bouillonnent dans nos têtes, ce n'est qu'une question de temps pour qu'ils voient le jour ! »
De nouvelles façons de faire
Un travail sur les procédures internes, portant notamment sur le télétravail, pourrait voir le jour après la crise sanitaire. Selon Abdoulaye Yoh, directeur et administrateur des finances à la Cité universitaire francophone de Regina, les administrations devraient tirer des leçons de cet épisode en créant de nouvelles procédures dans les mois qui viennent.
« Si un organisme communautaire ou une entreprise veut développer une politique de travail liée au travail à distance, je verrais bien les ressources humaines et les directions travailler de concert pour développer cela après avoir consulté et impliqué les représentants des employés. » Avec ou sans pandémie, de telles procédures pourraient se révéler utiles aux organismes.
ENCADRÉ Les points à considérer pour une procédure de télétravail selon Abdoulaye Yoh
- Mettre à la disposition du télétravailleur les bons outils : ordinateur, téléphone, logiciels, accès à la base de données, bonne connexion Internet…
- Veiller à la sécurité et à la confidentialité des données et des documents
- Préciser le moyen de communication avec le télétravailleur : Zoom, Hangout, Team, téléphone, Skype…
- Faire des suivis régulièrement
- Respecter le nombre d’heures de travail conformément au contrat de l’employé
- Respecter le droit à la déconnexion : ne pas joindre l’employé en dehors des heures de bureau
- Respecter les congés et jours de maladie de l’employé
- Préciser les responsabilités et les attentes