Gérer ses documents, pas une contrainte administrative, mais un levier stratégique

La Société historique de la Saskatchewan (SHS) a offert le 29 mai un atelier sur l’art de la gestion documentaire. L’événement, qui a eu lieu à la Cité universitaire francophone à Regina, a ainsi souligné l’importance de la pratique tant sur le plan professionnel que personnel.

Même si des particuliers y ont pris part, la formation s'adressait principalement aux professionnels et aux organisations qui souhaitent améliorer et optimiser leur efficacité au quotidien. 

Parmi le public visé figurent les administrateurs, les assistants de direction, les coordinateurs de projets, les gestionnaires de l'information ou toute personne responsable de la gestion et de l'organisation des documents au sein de son entreprise.

Les bases

L’atelier constituait une initiation à tous les problèmes que de telles personnes peuvent rencontrer en gestion documentaire. Une vue d’ensemble a ainsi été offerte sur les risques encourus en cas de non-production ou de perte de documents.

« D’abord, on travaille sur la description des documents. On se penche sur le nommage des dossiers et on réfléchit à de bons plans de classification pour créer une logique commune à tout un service ou une organisation », explique Florence Ott, professeure en gestion de l’information et animatrice de l’atelier.

La première partie de l’atelier concernait la partie psychologique de la gestion documentaire. Le but ici étant d’installer un climat de confiance et d’adopter une direction commune.

Ensuite, place à la gestion des courriels. Cet outil, parfois considéré anecdotique, est en réalité un document engageant qui peut provoquer de gros problèmes, tels qu’une perte de procès ou des conséquences financières.

Enfin, le document papier, qu’on retrouve de moins en moins, mais qui perdure. Il est impératif de faire un classement de ses dossiers en vue de décider de la durée de vie des documents.

Un travail indispensable

Selon Florence Ott, tout le monde pratique la gestion documentaire, en particulier au niveau numérique.

À cet effet, la spécialiste souligne l’enjeu de la protection des données privées, la question de l’acheminement des documents aux bons destinataires, ainsi que le défi de leur disponibilité en temps et en heure.

Du côté de la Société historique de la Saskatchewan (SHS), l’atelier s’inscrivait dans une pleine logique, après avoir ouvert en 2019 son propre Centre des archives.

Début 2021, l’organisme s’était même doté d’un numériseur dernier cri pour procéder à la numérisation complète des éditions du journal L’Eau vive de 1971 à 1998.

« L’une de nos missions principales, c’est de préserver les archives qui témoignent de l’histoire des Fransaskois, indique Patricia Choppinet, archiviste à la SHS. Pour cela, on doit faire de la préservation, mais aussi beaucoup de collecte d’archives. »

Donner une seconde vie au passé ne pourrait se faire sans une collaboration étroite avec les autres organismes qui façonnent la communauté fransaskoise. Aussi la SHS travaille-t-elle main dans la main avec ces derniers.

« On cherche à préserver leurs archives papier et à les outiller pour gérer leurs documents d'activités, et ce, pour une meilleure préservation à long terme des documents numériques », ajoute Patricia Choppinet.

Un grand intérêt

Un groupe assez large a répondu présent à l’atelier de gestion documentaire. Qu’il s’agisse de gens du métier ou d’étudiants, chacun produit des documents et a des préoccupations qui lui sont propres.

« Je pense que s’ils sont là aujourd’hui, c’est qu’ils sont motivés et qu’il y a un besoin, note Florence Ott. Dans cet atelier, ils apprennent des choses très pratiques qu’ils peuvent apporter demain au travail pour mieux s’organiser et je pense que ça peut faire une différence. »

Raissa Murwanashyaka, technicienne d’archives à la SHS, a assisté à la formation pour améliorer son travail : « C’est pour m’aider à la conservation des archives, savoir comment gérer et organiser ça. Et aussi au niveau personnel, c’est important de savoir comment organiser ses propres dossiers. »

Sébastien Gareau, également embauché par la SHS pour travailler sur les archives fransaskoises, a lui aussi assisté à l’atelier.

« Je voulais avoir une meilleure idée de comment nommer la documentation, comment bien la sauvegarder et quels documents préserver. Et dans ma vie personnelle, j’ai beaucoup de documents, je ne sais pas quoi faire avec et donc je veux mieux pouvoir les gérer et les trier. »

Pour la professeure Florence Ott, la gestion documentaire est assurément un pilier indispensable pour assurer la pérennité et la performance des organisations. « Ce n'est pas seulement une contrainte administrative, mais un levier stratégique », assure l’experte.