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Camionneurs, vaccins et tablettes vides Camionneurs, vaccins et tablettes vides Alors que le convoi des camionneurs arrive à Ottawa, les consommateurs signalent un nombre croissant d’étagères vides dans les... 27 janvier 2022 6612
La hausse du cout de l’essence inquiète les agriculteurs de l’Ouest La hausse du cout de l’essence inquiète les agriculteurs de l’Ouest Le cout de l’essence a augmenté de 32,8 % entre septembre 2020 et 2021. La situation affecte le secteur de la production agricole... 22 novembre 2021 7861
Le CÉCS démystifie les cryptomonnaies Le CÉCS démystifie les cryptomonnaies Le Conseil économique et coopératif de la Saskatchewan a organisé deux formations qui expliquent le monde des cryptomonnaies. 28 octobre 2021 9225
Nation fransaskoise, une boutique pour populariser le patrimoine Nation fransaskoise, une boutique pour populariser le patrimoine La boutique numérique Nation fransaskoise, lancée cet été, propose une variété d’articles, dont la fameuse ceinture fléchée... 20 octobre 2021 10023
Pénurie de ressources humaines dans la fransaskoisie Pénurie de ressources humaines dans la fransaskoisie Cet année, plusieurs postes restent longtemps non pourvus au sein d’organismes communautaires. On peut constater ce... 17 octobre 2021 8386
Pénurie de main-d’œuvre et immigration, deux faces d’une même pièce Pénurie de main-d’œuvre et immigration, deux faces d’une même pièce Il n’y a jamais eu autant d’emplois non pourvus au Canada que dans les cinq dernières années. 27 septembre 2021 7929
Un premier marché sous les étoiles à Zenon Park 4 septembre 2021 Un premier marché sous les étoiles à Zenon Park L’Association fransaskoise de Zenon Park (AFZP) a organisé un premier Marché sous les étoiles le 21 août dernier au centre communautaire du village.
Fermeture de la Caisse populaire de Zenon Park : la fin d’une époque 3 juillet 2021 Fermeture de la Caisse populaire de Zenon Park : la fin d’une époque Le 30 juin 2021a marqué la fin d’une époque pour la communauté de Zenon Park. La Caisse populaire locale, après 79 ans d’activité, a fermé ses portes.
Ghita Hanane – IJL-Réseau.Presse / 12 juin 2024 / Catégories: SHS - Société historique, Société, Histoire et patrimoine Gérer ses documents, pas une contrainte administrative, mais un levier stratégique La Société historique de la Saskatchewan (SHS) a offert le 29 mai un atelier sur l’art de la gestion documentaire. L’événement, qui a eu lieu à la Cité universitaire francophone à Regina, a ainsi souligné l’importance de la pratique tant sur le plan professionnel que personnel. Même si des particuliers y ont pris part, la formation s'adressait principalement aux professionnels et aux organisations qui souhaitent améliorer et optimiser leur efficacité au quotidien. Parmi le public visé figurent les administrateurs, les assistants de direction, les coordinateurs de projets, les gestionnaires de l'information ou toute personne responsable de la gestion et de l'organisation des documents au sein de son entreprise. Les bases L’atelier constituait une initiation à tous les problèmes que de telles personnes peuvent rencontrer en gestion documentaire. Une vue d’ensemble a ainsi été offerte sur les risques encourus en cas de non-production ou de perte de documents. « D’abord, on travaille sur la description des documents. On se penche sur le nommage des dossiers et on réfléchit à de bons plans de classification pour créer une logique commune à tout un service ou une organisation », explique Florence Ott, professeure en gestion de l’information et animatrice de l’atelier. La première partie de l’atelier concernait la partie psychologique de la gestion documentaire. Le but ici étant d’installer un climat de confiance et d’adopter une direction commune. Ensuite, place à la gestion des courriels. Cet outil, parfois considéré anecdotique, est en réalité un document engageant qui peut provoquer de gros problèmes, tels qu’une perte de procès ou des conséquences financières. Enfin, le document papier, qu’on retrouve de moins en moins, mais qui perdure. Il est impératif de faire un classement de ses dossiers en vue de décider de la durée de vie des documents. Un travail indispensable Selon Florence Ott, tout le monde pratique la gestion documentaire, en particulier au niveau numérique. À cet effet, la spécialiste souligne l’enjeu de la protection des données privées, la question de l’acheminement des documents aux bons destinataires, ainsi que le défi de leur disponibilité en temps et en heure. Du côté de la Société historique de la Saskatchewan (SHS), l’atelier s’inscrivait dans une pleine logique, après avoir ouvert en 2019 son propre Centre des archives. Début 2021, l’organisme s’était même doté d’un numériseur dernier cri pour procéder à la numérisation complète des éditions du journal L’Eau vive de 1971 à 1998. « L’une de nos missions principales, c’est de préserver les archives qui témoignent de l’histoire des Fransaskois, indique Patricia Choppinet, archiviste à la SHS. Pour cela, on doit faire de la préservation, mais aussi beaucoup de collecte d’archives. » Donner une seconde vie au passé ne pourrait se faire sans une collaboration étroite avec les autres organismes qui façonnent la communauté fransaskoise. Aussi la SHS travaille-t-elle main dans la main avec ces derniers. « On cherche à préserver leurs archives papier et à les outiller pour gérer leurs documents d'activités, et ce, pour une meilleure préservation à long terme des documents numériques », ajoute Patricia Choppinet. Un grand intérêt Un groupe assez large a répondu présent à l’atelier de gestion documentaire. Qu’il s’agisse de gens du métier ou d’étudiants, chacun produit des documents et a des préoccupations qui lui sont propres. « Je pense que s’ils sont là aujourd’hui, c’est qu’ils sont motivés et qu’il y a un besoin, note Florence Ott. Dans cet atelier, ils apprennent des choses très pratiques qu’ils peuvent apporter demain au travail pour mieux s’organiser et je pense que ça peut faire une différence. » Raissa Murwanashyaka, technicienne d’archives à la SHS, a assisté à la formation pour améliorer son travail : « C’est pour m’aider à la conservation des archives, savoir comment gérer et organiser ça. Et aussi au niveau personnel, c’est important de savoir comment organiser ses propres dossiers. » Sébastien Gareau, également embauché par la SHS pour travailler sur les archives fransaskoises, a lui aussi assisté à l’atelier. « Je voulais avoir une meilleure idée de comment nommer la documentation, comment bien la sauvegarder et quels documents préserver. Et dans ma vie personnelle, j’ai beaucoup de documents, je ne sais pas quoi faire avec et donc je veux mieux pouvoir les gérer et les trier. » Pour la professeure Florence Ott, la gestion documentaire est assurément un pilier indispensable pour assurer la pérennité et la performance des organisations. « Ce n'est pas seulement une contrainte administrative, mais un levier stratégique », assure l’experte. Imprimer 5039 Ghita Hanane – IJL-Réseau.PresseGhita Hanane Autres messages par Ghita Hanane – IJL-Réseau.Presse Contacter l'auteur Comments are only visible to subscribers.